Integratie van tijdregistratie en planning bij Norbord

Keytime Cases

De Norbord Groep is één van de grootste producenten van OSB in de wereld. Het bedrijf telt 15 productie-eenheden en stelt in totaal 2000 mensen tewerk. 125 daarvan gaan dagelijks aan de slag in de vestiging in Genk voor de productie van SterlingOSB-Zero®-bouwplaten. In november 2015 ging men aan de slag met de software van Keytime en sindsdien niets dan lof in alle gelederen. Daarom gingen we op zoek naar hun verhaal…

Norbord is eigenlijk geen makkelijk bedrijf om een nieuw tijdregistratiepakket te introduceren”, zo steekt HR-verantwoordelijke Carine Helsen van wal. “De productie werkt in een volcontinu systeem (7 dagen werken, 2 dagen thuis) in wisselende shiften, men heeft veel recuperatiedagen, premies… Daarnaast werken ook een aantal mensen in dagpost. Daardoor zijn er heel wat regeltjes om rekening mee te houden.

wood

Van tijdrovende administratie naar efficiënte decentrale oplossing

Een nieuwe software was echter wel een noodzaak. Tot nog toe werden alle verlofdagen, opleidingen, ploegenwissels, extra premies… door de productieplanning bijgehouden in een excel-bestand en vervolgens gemeld aan HR via e-mail. Erg tijdrovend, dubbel werk (voor HR en productie) en ook nog eens kans op fouten. En na een weekje verlof was de administratieve berg niet meer te overzien…

De oplossing lag eigenlijk voor de hand. Een geïntegreerd systeem, waarbij de planningssoftware gekoppeld is aan de tijdregistratie. Zodoende worden alle gegevens éénmalig meteen in het systeem ingebracht. Bovendien werd de goedkeuring van verlofdagen, premies… gedecentraliseerd. Voortaan hadden de teamleiders de taak om goed te keuren. De HR-afdeling zou voortaan enkel nog de betalingen uitvoeren. De administratieve tussenkomst wordt op die manier tot een absoluut minimum beperkt.

Volledige werkplanning geïntegreerd

Keytime - printscreen planningDe werkplanning van de verschillende ploegen wordt nu ook in de web-applicatie bijgehouden. Bij de ontwikkeling van die functionaliteit viel vooral de flexibiliteit van de software op. Bart Fincken, productiemanager, vat samen: “Tijdregistratiesoftware is vaak een rigide pakket. Maar hier was echt veel mogelijk! Met onze vragen werd steeds iets gedaan.

Totaaloplossing

Inmiddels zijn alle verschillende systemen (IT-applicaties, excel, papieren logboek…) geïntegreerd in het pakket:

  • Bezoekersregistratie
  • Evacuatiesysteem
  • Drankautomaat
  • Sleutelregistratie
  • Slagboom toegangen
  • Integratie met Outlook

web-applicatie

Dank zij deze integratie moet de IT-afdeling veel minder verschillende systemen beheren. Dank zij de nieuwe software kunnen ook andere medewerkers bepaalde toegangsrechten verlenen. Bovendien kunnen rapporten makkelijker worden gegenereerd vanuit de centrale database. De leidinggevenden ontvangen nu automatisch de noodzakelijke rapporten.

We hebben ook heel bewust gekozen voor een web-applicatie”, aldus IT-manager Stefan Nysen. “Op die manier moesten we niets installeren op al onze pc’s in onze organisatie. En ook de updates in de loop van het jaar zijn zo snel geregeld”.

Zelf aan de slag?
Lees dan nog even deze tips…

  • Maak een inventaris van wie welke bevoegdheden moet krijgen. “De denkoefening wie we wat willen laten doen, is heel belangrijk.” (Bart Fincken, productiemanager)
  • Begin tijdig met het schrijven van een gedetailleerd lastenboek.
  • Reken op een doorlooptijd van 4 maanden om de processen te analyseren en de software te implementeren.
  • Vraag gerust raad aan onze zaakvoerder Carlo Sikosek. Dank zij zijn jarenlange ervaring en kennis van zowel tijdregistratie als software, is hij de juiste persoon om met u mee te denken.